Gestión Administrativa

Meta

Ofrecer servicios de apoyo administrativo a la docencia e investigación claros, oportunos, de calidad, con eficiencia y eficacia.

Objetivos

- Apoyar a la definición y gestión del sistema de planificación y evaluación institucional (Planificación y SGC)
- Asegurar que FLACSO cuente con tecnologías de punta para que cumpla con sus actividades (TIC)
- Contar con un sistema de gestión de recursos humanos (RRHH)
- Asegurar el mantenimiento de la infraestructura y equipos así como la provisión de servicios de seguridad. (Administrativo)
- Agilizar los procesos de administrativos (Administrativo)
- Mantener un control de los inventarios físicos (Administrativo)
- Mejorar la comunicación con los visitantes de FLACSO (Administrativo)

Estrategias

- Apoyar a la definición y gestión del sistema de planificación y evaluación institucional

• Mejorar los instrumentos para la planificación y evaluación
• Crear y mantener actualizado el sistema de gestión de indicadores institucionales
• Apoyar en la implementación del SGC para FLACSO
• Distribuir los planes estratégico y operativo de la Sede

- Asegurar que FLACSO cuente con tecnologías de punta para que cumpla con sus actividades.

• Legalizar todo el software de uso en FLACSO
• Mantener versiones actualizadas del software de FLACSO
• Adquirir nuevo software que soporte la actividad institucional
• Incrementar y mantener actualizado el inventario de equipos informáticos
• Mantener con estándares de calidad los equipos y arquitecturas de las TIC
• Incorporar una política de respaldos para los equipos de las TIC, en ambiente normal de trabajo y para enfrentar contingentes
• Ofrecer el servicio de impresión a los/as alumnos/as
• Implementar la definición de cuentas individuales en equipos de computación de FLACSO
• Potenciar el campus virtual FLACSO
• Desarrollar el Sistema de Gestión Docente en coordinación con la Subdirección Académica
• Definir e incorporar procesos para las TIC (respaldo, recuperación, mantenimiento, usuarios, etc.)
• Proveer de mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de las TIC
• Implementar las políticas de control y uso de laboratorios de computación y equipos de video y datos
• Definir un presupuesto para las TIC

- Contar con un sistema de gestión de recursos humanos

• Diseñar e implementar un sistema de gestión del RRHH
• Definir una estructura organizacional de FLACSO
• Establecer las actividades del personal en base a sus competencias y posiciones acorde a la nueva estructura
• Diseñar un proceso para la selección y contratación de personal
• Contar con una política de remuneraciones transparente, equitativa y basada en méritos profesionales en toda la institución (escalafón)
• Contar con un sistema de incentivos para el personal de FLACSO
• Definir una política de capacitación y formación adecuada para el personal de FLACSO (año sabático, becas de estudios, préstamos sin intereses, etc.)
• Contar con un sistema de evaluación del desempeño
• Definir y aplicar un plan para la integración institucional (actividades sociales, culturales y deportivas)

- Asegurar el mantenimiento de la infraestructura y equipos así como la provisión de servicios de seguridad.

• Diseñar e implantar un proceso para el mantenimiento de la infraestructura y equipos de FLACSO (edificio y equipos)
• Realizar el mantenimiento adecuado y oportuno de equipos e infraestructura
• Proveer el ambiente adecuado para ejercer los procesos de docencia, investigación y gestión de FLACSO
• Contar con un sistema de seguridad integral de FLACSO

- Agilizar los procesos administrativos

• Adquisiciones y entrega de suministros controlada y oportuna
• Definir e implantar un proceso unificado para las compras de bienes y servicios en FLACSO
• Establecer mecanismos adecuados de coordinación entre los programas  académicos y la subdirección administrativa financiera para la ejecución de proyectos
• Definir un proceso de calificación de proveedores de bienes y servicios
• Acceso adecuado y oportuno del personal de FLACSO y alumnos/as a los equipos e infraestructura.

- Mantener un control de los inventarios físicos

• Mantener el sistema de inventarios de FLACSO
• Contar con un instructivo para el control de inventarios de personal que se retira de FLACSO
• Contar con un procedimiento de control de inventario a personal rotativo (profesores visitantes, becarios)
• Implementar y gestionar el plan de adquisiciones
• Definir el manejo adecuado de la bodega de bienes y suministros de FLACSO

- Mejorar la comunicación con los visitantes de FLACSO (Administrativo)
• Contar con un sistema de señalización institucional